Formato y contenido de la factura

Para emitir una factura es necesario seguir una serie de pasos y cumplir con ciertos requisitos legales. A continuación se detallan los aspectos más relevantes:

• Número y serie: la numeración de las facturas debe ser correlativa y, en su caso, incluir una serie.
• Fecha de expedición: debe incluir la fecha en la que se emite la factura.
• Descripción de las operaciones: detalle de los bienes entregados o servicios prestados, incluyendo el precio unitario sin impuestos, descuentos o rebajas aplicables, tipo impositivo y cuota tributaria.
• Fecha de las operaciones: en caso de ser distinta a la fecha de expedición. 

Factura ordinaria

Una factura ordinaria debe contener los siguientes elementos:

• Número y, en su caso, serie: la numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Se pueden expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones justificadas, como la existencia de varios establecimientos o la realización de operaciones de distinta naturaleza.
• Fecha de expedición: es obligatorio consignar la fecha en que se expide la factura.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa: tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal (NIF): atribuido por la Administración tributaria o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que se ha realizado la operación.
• Domicilio: tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones. Si disponen de varios lugares fijos de negocio, se debe indicar la ubicación de la sede de actividad o establecimiento relevante.
• Descripción de las operaciones: deben consignarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, incluyendo el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio.
• Tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
• Cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, y que debe consignarse por separado.
• Fecha en que se hayan efectuado las operaciones documentadas o en la que se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea distinta a la de expedición de la factura.
• Referencia a exenciones: si la operación está exenta del Impuesto, debe incluir una referencia a las disposiciones normativas que correspondan.

Factura simplificada

En la factura simplificada se suprimen varios datos que son obligatorios en la factura ordinaria. 

Por regla general, no se incluyen los datos identificativos del destinatario (nombre, NIF, domicilio) que sí son obligatorios en la factura ordinaria.

Este tipo de factura se podrá expedir en supuestos como los siguientes:

• Cuando el importe no exceda de 400 euros (IGIC incluido).
• Cuando se trate de una factura rectificativa.
• Cuando el importe no exceda de 3.000 euros (IGIC incluido) en operaciones como ventas al por menor, servicios de hostelería, transporte de personas, servicios de peluquería y estética, entre otros.

En resumen, la factura simplificada es una versión más breve y menos detallada de la factura ordinaria, adecuada para transacciones de menor valor y situaciones específicas.

Factura electrónica

En los plazos que se indican a continuación desde la aprobación del desarrollo reglamentario de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios/as y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para empresarios/as y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8 millones de euros.

El citado desarrollo reglamentario se encuentra recogido en el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, en lo relativo a la facturación obligatoria entre empresas y profesionales, cuyo texto fue sometido a información pública el 20 de junio de 2023.

Por lo tanto, hasta que no se produzca la publicación del citado Real Decreto en el Boletín Oficial del Estado (BOE) no comenzarán a contar los plazos anteriormente citados.

La Ley de IVA admite la posibilidad de emitir facturas o documentos análogos por sistemas de facturación telemática. Tienen la misma validez y efectos que las facturas emitidas en soporte papel, siempre que la información contenida en la factura emitida y recibida sea idéntica.

Debe tenerse en cuenta que el 6 de diciembre de 2023 se publicó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. En base a este Reglamento será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario/a o profesional:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento para los empresarios/as y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros, es decir, a partir del 6 de diciembre de 2024.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios/as y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros, es decir, a partir del 6 de diciembre de 2025.